鄂托克旗人民政府办公室关于印发鄂托克旗人民政府办公室工作规则等四个工作规范的通知

各苏木镇人民政府，各园区管委会，旗人民政府各部门，各直属单位，各大企事业单位：

　　《鄂托克旗人民政府办公室工作规则等四个工作规范》已经旗人民政府同意，现予印发。

　　鄂托克旗人民政府办公室

　　2013年5月20日

　　鄂托克旗人民政府办公室工作规则

　　鄂托克旗人民政府办公室作为旗政府工作的运转枢纽，在旗政府工作中发挥着重要的参谋助手、督促检查和综合协调的职能作用。为进一步规范旗政府办公室管理，提高行政效能，更好地促进各项工作的开展，根据《鄂托克旗人民政府工作规则》，结合单位实际，制定本工作规则。

　　一、主要职责

　　㈠负责旗政府会议的准备工作，协助旗政府领导同志组织会议决定事项的实施；负责旗政府领导同志日常公务活动安排；负责旗政府印信管理工作。负责旗政府值班工作，及时向旗政府领导报告重要情况，协助处理各部门和各地区向旗政府反映的重要问题；协助旗政府领导同志组织处理或由旗政府直接处理的突发事件和重大事故；负责按要求向自治区、市政府报告重大事件。

　　㈡协助旗政府领导同志组织起草或审核以旗政府、旗政府办公室名义发布的公文，完成旗政府领导同志交办的其他文字综合工作；负责旗政府的文电收发、文书档案管理、文电督办和机要保密工作。
　　㈢研究各苏木镇政府和旗政府各部门请示旗政府的问题，并提出审核处理意见，报旗政府领导审批。

　　㈣按照旗政府领导的指示，组织协调各苏木镇政府及旗政府有关部门的工作，对有争议的问题提出处理意见，报请旗政府领导决定。

　　㈤协同各有关部门开辟多种信息渠道，对重大问题进行调查研究，提出意见、建设或专题报告，供旗政府领导决策参考。

　　㈥对旗人民政府公文、会议决定事项及旗人民政府领导有关指示的执行落实情况进行督促检查和跟踪调研，及时向旗人民政府领导报告；组织指导旗人民政府各部门办理人大代表建议、政协委员提案工作，并承担部分建议和提案的答复工作。负责与旗人大常委会、旗政协的日常联系工作。
　　㈦处理旗政府、旗政府办公室及旗政府领导同志的群众来信，接待旗政府领导同志交办的群众来访，及时向旗委、旗政府领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题，办理旗委、政府领导同志交办的有关信访、来访事项。

　　㈧收集、筛选和整理国内外、旗内外的政治、经济和社会发展动态信息，及时向自治区政府、市政府和旗政府领导同志报送重要信息，向旗政府各部门和各苏木镇人民政府提供信息服务。

　　㈨负责全旗政府法制工作，抓好行政执法监督、行政复议与应诉工作及规范性文件起草、审核、备案工作。

　　㈩代表旗长受理旗长公开热线电话，根据不同情况和旗政府同志的指示，做好处理、分办和督促检查工作。

　　（十一）协调部分涉外工作和有关涉外政策的咨询。

　　（十二）做好接待和行政事务工作，负责办公自动化建设、信息公开和政务公开工作。

　　（十三）承办旗人民政府和上级业务部门交办的其它任务。

　　二、会议制度

　　㈠办公室党支部委员会议。由党支部书记主持召开，支部委员参加。主要传达学习党中央和国务院、自治区党委和政府、市委和市政府、旗委和旗政府的重要文件；研究机关党的工作、人事工作、干部工作，讨论决定机关工作中的重大问题。支委会根据议题情况确定召开会议的时间。党支部委员因故不能出席支委会议，须向支部书记请假。

　　㈡办公室主任办公会议。由办公室主任或受主任委托的副主任主持召开，办公室内设机构负责同志参加，主要通报政务工作情况，研究部署一个时期的工作和办公室政务或事务方面的日常工作，协调解决工作中的有关问题。

　　三、公文运行、审批制度

　　㈠公文要求。旗人民政府、旗人民政府办公室及政府序列的其他部门拟办的公文，均应遵照中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》执行。

　　㈡来文处理。旗人民政府及办公室来文，均应由办公室收发人员统一登记后呈办公室副主任提出拟办意见。

　　㈢公文签发。以办公室名义制发的公文，由办公室主任签发；涉及政府重要工作的，经旗长、各副旗长签发。

　　㈣便函处理。政府办公室一次性便函用印，需经办公室主任或副主任批准。

　　四、值班制度

　　㈠值班安排。旗人民政府及办公室值班室由办公室领导轮流带班，主要负责处理工作时间以外的突发事件和紧急事项。为便于工作，带班领导要到单位带班，离开单位时要将自己的去向及联系方式告知值班室。旗人民政府值班室实行24小时值班制度，由办公室工作人员轮流值班。

　　㈡来电办理。值班人员在接听电话时，要坚持文明用语，认真记录和办理来电反映的事项。对上级机关的电话通知、指示，各苏木镇人民政府和旗人民政府各部门、各单位的电话请示、报告，要询问清楚来电人姓名、单位、职务、电话号码和事由，在当日值班记录本上详细记录的同时，还应报告有关分管领导；对重大事故、灾害、险情等紧急、突发事件的电话报告或反映，应按处理紧急突发事件有关规定处理，把事发时间、地点和主要情况询问清楚，以最快速度向旗长或分管副旗长报告，并在当日值班记录本上详细记录；对上级机关及兄弟旗区领导同志来我旗活动的电话，应问清和记录来人单位、姓名、性别、职务、人数、任务和联系电话、到达时间及车次（航班），拟活动时间及是否需要预订返程票等情况，并认真填写电话记录单后，视情况报办公室主任和办公室副主任，按指示办理；对查询性电话应认真答复，对重大问题要请示分管领导批准后再予答复。

　　㈢其他事项。值班人员按时到岗，在值班时间不得擅离职守；值班人员要做好保密工作；值班人员在值班期间，要定时巡视、检查各领导办公室、机要室等重点办公室的安全情况；值班人员交接班时，应写明交班人姓名、交接班时间、继续办理事项等内容及要求。

　　五、参加内、外事活动制度

　　办公室主任、副主任陪同政府领导出席内事活动，由政府领导确定；办公室副主任应邀出席部门或单位的公务活动，要报告办公室主任。对各部门、各单位的各类庆祝会、纪念会、典礼和剪彩仪式等礼仪性活动一般应谢绝出席。确有必要的，从严掌握。由旗人民政府外事办公室安排的需要办公室副主任参加的外事活动，经办公室主任批准后，按照旗人民政府外事办公室的安排意见参加。

　　六、出差报告审批制度

　　办公室副主任随同领导出差，事先应报告办公室主任；办公室副主任自行安排的出差、休假，须经办公室主任同意；办公室其他干部和科室负责人出差、休假，须经分管副主任同意；出差、休假外出返回时，应向主任汇报，履行销假手续。如有较重大问题，应当如实向办公室书面报告。

　　鄂托克旗人民政府办公室会议工作规则

　　为理顺旗人民政府办公室办公程序，促进各项工作规范化，科学化运转，制定鄂托克旗人民政府办公室会议工作规则，具体如下：

　　一、会前准备

　　㈠议题和议程确定。接到政府旗长、副旗长，办公室主任、副主任确定的会议议题后，相关秘书人员要根据议题及时安排会议议程。会议议程是对议题性活动的程序化，即把一次会议的各项议程按照主次、轻重的原则以及先报告、再讨论审议、后表决的次序编排起来并确定下来。

　　㈡会议对象和规模确定。分口秘书根据会议议题确定参会对象，及时请示副主任。

　　㈢会议时间、地点和名称确定。请示办公副主任、主任或政府副旗长、政府旗长确定会议时间、地点和名称。会议时间及参会人数确定后，立即预定会议室。

　　㈣会议日程和程序制定。根据领导要求，制定会议日程和程序。会议日程和程序要详尽、明确，具有可操作性。预计会议持续时间，详细列明会议从开始到结束的每项发言、每个活动细节的名称、发言人的身份和姓名，如有必要，规定每项活动细节和发言的限定时间。确定会议主席台就座的领导名单和会议主持人。

　　㈤会议通知。通过下发文件或打电话的形式通知与会者按要求参会。通知会议时，要将会议的时间、地点、目的、意义、主题、议程、会期安排、参会领导、会议主持人及着装要求等相关信息告知参会人员。凡需要事先征求与会者意见，或者需要与会者事先提交材料、做会议发言的，应当先发预备性通知或者提前告知有关人员。通知新闻媒体做好宣传报道。若需安排食宿，要与旗接待办取得联系，提前安排好参会人员的食宿。若需安排会议合影、就餐的，要提前通知。

　　㈥组织起草、印制、装订会议材料。会议材料包括，会序册（或会议日程表）、领导讲话稿、主持词、工作方案、讨论稿、责任状、重要文件等。起草领导讲话时，要为领导修改讲话稿和熟悉讲话稿及工作人员印制讲话稿预留时间。印制、装订会议材料要准确掌握时间，确保不影响会议的顺利召开。

　　㈦会议物品准备。会议物品包括，常用文具、音像器材、会场基本设施、装饰用品、视听通信设备、生活卫生用品、奖品证书和投票箱等。通知勤杂室按参会人数预留桌椅，按安排部署会或座谈会的会议要求摆放桌椅。提前制作会标（明确是否蒙汉文并用）、台签（包括主持人、发言席、签状席、报告席等）。

　　㈧会场布置。在会议召开前，会议组织人员要提前准备好会议所需物品。会议开始前应再次确认主席台安排就座领导能否参加会议，部门任职的县级领导和几大班子调研员是否能参加会议，参加会议时是否在主席台就座。按要求确定参会人数，准确控制会场桌椅数量。按要求布置会场。不铺设迎宾地毯，不摆放花草。必要时需要悬挂会标、横幅，摆放文件袋、便笺纸、铅笔等，要提前做好准备。按规定次序摆放台签。同时，逐一核实台签名称，会标、横幅的文字、内容是否正确。逐一调试麦克风，确保安全可靠。全面检查会场卫生情况。会议中如需使用投影仪，需提前准备并调试妥当；如需张贴图版，需提前张贴。会议如属大型会议或有颁奖环节和责任状、协议签署议程时，需准备播放音频文件。

　　二、会内服务

　　㈠会务工作人员需携带签到册、签到笔提前半小时到达会场，做好相关准备工作。会议开始之前，要提醒与会人员签到；对未到会单位，及时联系接话人核实参会人员，重新提醒并强调参会时间及地点。清点到会人员，并向会议主持人报告到会情况。

　　㈡分发或补发会议材料。维持会场秩序，明确要求与会人员要将通讯工具调为静音或关闭，严禁与会人员喧哗和随意出入会场；参会人员在会场内要整齐就座；在安排会场座位时，中间位置不允许出现闲置座位。

　　㈢做好会议录音和记录，会议记录一般要忠实于现场发言的原文原意，整理会议记录要条理清晰，做到准确、真实、完整；对会议议程以外的其他议定事项，也要认真记录，不得遗漏；重要会议和有政府主要领导讲话、发言的会议要做好会议录音。

　　三、会后落实

　　会议结束后，要收集齐全会议全套材料。会议的文字记录要在会后一周内整理完毕，送参加会议的办公室副主任签署意见后，按档案管理要求及时归档。会议的音频记录由秘书人员整理后存档，原则保存一年以上。秘书人员要按领导指示在三天内撰写会议纪要或议定事项。认真搞好会议议定事项落实情况的督查与反馈，秘书人员在下发会议纪要或议定事项通知的同时，要向有关承办单位填写“督办通知单”，做好记录，及时催办。承办部门要按照规定的时限要求，及时反馈办理情况和落实结果。在催办和落实过程中出现的重要情况和问题，要及时向有关领导汇报。

　　鄂托克旗人民政府办公室公文处理规则

　　为促进旗人民政府办公室公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文办理效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》等相关规定，制定本规则。

　　一、文件起草

　　文秘人员按照旗人民政府领导或办公室领导的指示起草文件，经过2—3次校对，按要求排版，之后文秘人员在文件签发单打印拟稿人姓名、发文标题、主送单位等内容，交办公室副主任审核。

　　二、文件审核

　　办公室副主任拟明会签、签发领导并署名、注明是否翻译、是否在政务网上公布等内容。未经审核的文稿，不得直接呈领导签发，办公室不予登记文号。制发规范性文件时，在领导签发之前先提交政府法制办审核。进入签发程序的文件，除标点符号、错别字等文字校对修改外，秘书人员不准再对文件内容进行修改。

　　㈠审政策界限准确与否。公文的政策界限，应从以下两个方面去审核，要符合国家大政方针和下级机关、单位的政策。

　　㈡审事实数据真实与否。凡公文涉及到对具体人的评价，要力求客观准确；凡公文涉及到具体事情的发生、发展和结果，一定要尊重客观事实；凡公文涉及到具体数据，一定要来之有据，查之有凭。

　　㈢审实施举措可行与否。公文所列措施内容是否切实可行，各种措施的依据是否真实充分；各种措施之间是否符合逻辑，各种概念是否恰当缜密；各种措施或具体事项的执行部门、负责人、时限要求是否明确具体。

　　㈣审决策意图明确与否。要结合决策会议的记录或者会后纪要，结合领导人的表述，力求使领导决策精神在公文文稿中得以充分体现；要审核公文的引文和引言部分，保证领导的决策表述原汁原味、不差分毫。

　　㈤审结构条理清楚与否。公文一般采用“凭—析—断”的结构，“凭”是公文的目的，常用“为了”、“依据”、“遵照”等词语，表述清楚行文的根据和目的；“析”是公文的主体，具体安排任务，部署工作，是公文的核心部分，占有比较大的篇幅；“断”是在公文最后提出的希望和要求，起强调作用。这样的结构布局已经成为了固定的式样，较为周密严谨。

　　㈥审文字表达得体与否。常从义的表达和形的表达两个方面去审核。审核义的表达，主要包括四个层面：措辞是否准确，表达是否周密，文字是否流畅，文件中的观点、思想、意见和主张是否得以完整体现。文从字顺，准确简练，通俗易懂，语言得体是这一层面的审核标准；文句段落的内容是否符合逻辑，文句段落之间是否具有张力，这是公文真实性的保证。一般不使用修辞，若有必要使用，则必须恰当，以能有力地表现主旨、服务于文稿内容为标准。审核形的表达，主要包括三个方面：看使用的标点符号是否合适，有无滥用和省略，要避免通篇一逗到底的现象，做到使用标点符号正确、规范；必须杜绝文稿中的错字、白字、生僻字等现象，尤其避免在关键地方出现错别字；相关法规对公文的文面书写有具体规定，一定要得到贯彻。

　　㈦审行文程序恰当与否。要从实际效用的角度出发，审核行文的必要性，确有必要方可行文；要从机关单位的隶属关系和职权范围审核行文关系；要从公文制发的过程审核行文的程序；要从行文的目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系审核行文方式。

　　㈧审公文格式规范与否。公文格式的各个部分都要严格审核，重点是：对于联合行文，主要审核发文机关标识的排列顺序、发文代字和印章。联合行文时，发文机关标识的排列顺序为主办机关在前，承办机关在后；党的机关在前，行政机关在后。

　　㈨上行文要审核签发人、会签人等字样是否注明，“请示”公文中是否在附注处注明了联系人的姓名和电话。公文标题的审核，主要看它是否准确简要地概括了公文的主要内容，正确地标明了公文的种类。公文附件的审核，主要看名称及其顺序与所附原件及其顺序是否一一对应。主送机关与抄送机关的审核，要注意两者在行文中的主次地位，不可混淆，也不可重复标注。密级、紧急程度、发文日期等的审核，主要看是否恰当和准确。

　　三、文件签发

　　分口秘书按照副主任的审核意见，呈送相关领导签发或会签、签发文件。政府上行文，由旗长签发或由常务副旗长代签；政府下行文一般由分管副旗长签发，重要文件由相关副旗长会签，常务副旗长或旗长签发；办公室重要文件一般由主任签发，重要事宜，须经旗长或副旗长审阅后签发，一般文件由分管副主任签发。领导签发公文，要签署自己的具体意见、姓名和日期，不能只签姓名或者只签姓不签名，也不能划圈代签。审核、签发过程中，相关领导对文件的修改痕迹要保留并存档。重要性的紧急文件，如遇签发人不在，秘书必须告知分管副主任，由副主任请示主任、分管副旗长后，分管副旗长亲自请示旗长，如同意补签，补签文件要及时进行补签。

　　四、文号登记

　　文件签发后即成定稿、正式生效。秘书人员凭签发文稿到办公室填写《发文登记簿》及相关信息，申请发文字号，禁止电话约号。未经审核或未会签完毕、未履行完签发程序的文件一律杜绝登记文号（补签文件要在签发文稿中备注相关事宜）。

　　五、文件翻译

　　对于重要性的需翻译的文件，由秘书人员向翻译室提交样稿，翻译人员尽快将其译成蒙文等文字，蒙汉两种或多种文稿要同时印发。

　　六、文件缮印

　　秘书将领导签发、登记文号后的文件送文印室印制，并对文件清样进行最后审查，确认无误后在文件清样背面签注姓名、日期、印制份数等信息后，交由文印室印制。另外，需要特别注意的是，盖印要按照“上不压正文、下压成文时间”的标准，印章上弧距正文2—4毫米，印章下弧“骑年压月”，成文日期右空4字，发文机关以发文日期为准居中对齐。政府公章采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；政府办公室公章采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

　　七、文件分发

　　文件印制成文后，秘书将其印制文件送呈副主任审查验收，不合格者重新印制；合格文件按照主送、抄送范围在当日或次日内发出。分发文件时要做到该发的必发，不该发的不发，特别是转发文件要做到既不漏发，也不滥发。分发时能在公文交换系统分发的文件，必须在公文交换系统中分发。涉密文件和紧急文件必须责成专人取送。

　　八、文件发布

　　凡非涉密、需公众周知的文件（包括工作报告、领导讲话），秘书人员要在文件印发后1周内，在旗人民政府门户网站相关栏目中进行发布。

　　九、文件归档

　　文件印发后1周内，秘书要将文件签发稿和2份印制好的正式文件装订后送机要室登记、归档。

　　十、来文签收

　　履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，办公室收发人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或公文交换系统收取公文。

　　十一、来文登记

　　办公室收发人员要把好文件登记关，首先，要做到“登记一本账”，即凡经手的来文都要逐一登记。办公室收发人员要通过《收文登记簿》和《文件批办单》对文件的发文机关、发文字号、文件标题、密级、等级、来文份数、收文号、收文日期、分办情况等做出较为详细的记载。其次，登记要分门别类，坚持“四个分开”：收文与发文要分开，密件、急件与平件分开，正式文件与非正式文件分开，按来文机关的级别或类型不同要分开。要分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。第三，要“一账多用”，对文件的传阅、借用、催办等登记尽量与收文登记结合在一起，做到一账多用。办公室收发人员对文件传阅的动态进行跟踪直至归档。

　　十二、来文审核

　　收到下级机关上报的与平级机关需要办理的公文，办公室收发人员应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；是否符合行文规则，文种使用、公文格式是否规范；是否在非特殊情况下越级行文，请示多头主送、一文多事、请示事项不明确。凡不符合要求的公文办公室收发人员要征的副主任人同意，作退文处理。

　　十三、来文拟办

　　㈠副主任对公文审阅，提出建议性的处置意见，相关领导审核。作好拟办应注意：1.认真研读公文，真正弄清对方意图、问题的性质与实际情况。2.意见要简明、具体、得体。3.如同时提出两个或两个以上方案时，应注意问题的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面。4.意见应工整、清晰地写在《文件批办单》相应栏中，并签注拟办人姓名、日期。

　　㈡拟办意见包括以下内容：特别需要提请注意的重要事项；按照文件的内容，提出阅批领导的范围和具体承办落实的部门；对需要转发或翻印，以及需结合我旗实际进行贯彻落实的文件，提出具体意见，并明确主办部门。拟办时，原则上仅限于政府领导阅批，如需旗委领导周知的事项，将文件复印送达旗委办，由旗委办副主任拿出拟办意见、旗委相关领导阅知。拟办意见应准确具体，必要时应事先征询有关部门或分管领导的意见后提出。

　　十四、来文批示

　　㈠来文批示的要求是。1.不得越权批示公文。2.严格控制批示范围，不经批示同样能得到有效办理的公文，已批示过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批示意见的公文，均不再批示，由有关部门直接处理。3.批示意见必须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。4.采取有效措施监督批示意见的执行结果。5.批示过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批示改为拟办。在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。6.批示意见应工整、清晰地写在《文件阅示单》的相应栏内，并要签注批示人姓名、批办日期。

　　㈡呈送领导阅批的公文，原则上按照领导的排序，依次呈送，即无论批件还是阅件，按照旗长、分管副旗长、其他副旗长顺序批阅，如需旗委领导阅批事项，可同时将复印件送呈。领导同志之间不得横传文件，即阅件人接交文件只对办公室收发人员，阅件人之间不能自行传递文件，做到“传阅一个点”。

　　十五、来文承办

　　相关秘书人员按批示意见具体处置公文所针对的事务和问题，由秘书人员具体承办或交由承办部门负责承办。在承办时应做到以下几点。1.熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。2.为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。3.加强协商，努力协调各方面关系。4.有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。5.分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。6.各级领导积极参与承办。7.注重对承办结果的检查与监督。由办公室收发人员向相关秘书书面告知需承办的事项并作备案，由副主任对秘书人员承办工作进行督办。

　　十六、文件催办

　　㈠对内催办是对本机关内部公文办理情况的督促检查，包括对公文拟办、批示、承办情况的催办。副主任拟办文件原则上当日文件当日拟办，最多不超过3天；领导批示文件原则上当日文件当日批办，最多不超过1周，领导外出前应阅办所有积压的文件；急件要随到随办。由办公室收发人员负责及时提醒副主任拟办文件。由办公室收发人员负责督促秘书人员及时提醒相关领导批办文件。由办公室收发人员督促秘书人员按照拟办、批示意见承办文件，有办理时限的文件严格按照办理时限办结，没有办理时限的文件在15至30天内办结。对于收到的明码、密码电报要做到随到随办，不得延误。按照电报的紧急程度，对于特提、特急、加急、平急电报，若无明确的时限要求，应分别在24小时、3日、5日、7日内办结。

　　㈡对外催办是对机关发往外单位需要回复公文的督促与提醒。由副主任督促秘书人员根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施催促和检查。催办工作的一般过程为：明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；将有效进行催办工作所需要的情况以《督办记录》等形式记录在案，作为催办依据；定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；及时给予工作上的帮助和指导，保证公文迅速有效地运转；验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，归档已办结公文。

　　十七、文件备注

　　备注的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。备注由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件阅示单》相应的“备注”栏内。签注的项目通常包括：是否办复，复文号及复文日期；召开会议的名称，与会范围，决议与结果；电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期；现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果；承办人签注姓名、日期等。

　　十八、保密工作

　　办理密级文件，要严格遵守保密规定。

　　十九、公文归档

　　公文办理完毕后，秘书人员要随即将公文送回档案室归档。领导和文秘人员不得擅自积压留存文件。档案室应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

　　鄂托克旗人民政府

　　常务会议会务工作规则

　　一、基本要求

　　会务工作要重点搞好会前准备、会内服务和会后督查三个环节，并切实做到规范化、制度化。在办会工作中，要严格遵守保密规定。

　　二、会议组成人员及主要内容

　　㈠人员组成。旗人民政府常务会议出席人员为旗长、副旗长，旗人民政府调研员、副调研员、政府办主任组成，会议出席人员超过半数时方可召开；列席人员为人武部部长、监察局局长、政府办公室副主任；临时列席人员是和议题相关的部门负责人、苏木镇主要负责人。

　　㈡会议要求。旗人民政府常务会议一般由旗长召集并主持，也可由旗长委托常务副旗长主持召开，副旗长因故不能出席会议须向旗长请假，其他列席领导因故不能参会须向政府办公室主任请假。

　　㈢会议内容。讨论通过提请旗人民代表大会及其常务委员会审议的全旗国民经济和社会发展规划（草案）、财政预决算（草案）及其执行情况等报告；审议确定需要向市人民政府请示、报告的重要事项或提请旗人大常务委员会审议的事项；讨论和通过旗人民政府制定的规范性文件；讨论制定旗人民政府的工作计划和重要体制改革、重大项目安排、重大用地、重要资金使用、政府债务和行政事业性收费项目及减免等事项；讨论和通过按照法律、法规规定需要由旗人民政府常务会议决定的事项；讨论通过各苏木镇和旗政府各部门的重要请示、报告事项；分析全旗经济社会发展形势，通报情况，部署工作；旗长认为有必要讨论决定的其他事项。

　　三、会议议题的收集与审核

　　㈠议题的收集。旗人民政府常务会议议题由旗人民政府办公室负责收集。议题主要从以下几个方面收集：1.旗长、副旗长及政府办公室主任直接提请政府常务会议研究讨论的议题。2.旗人民政府办公室在受理各苏木镇、各部门请示、报告、意见过程中，认为事关重大，应提请政府常务会议研究讨论的事项。3.经政府法制办审查后提请政府常务会议研究讨论的规范性文件。4.以旗人民政府名义提请旗人大常委会审议的议案。

　　㈡议题的审核。旗人民政府办公室对收集的议题，在仔细研读、严格审核把关的基础上，提出明确的拟办意见，由政府办公室主任负责审核，具体要求如下：一是审核议题内容是否属于旗人民政府常务会议研究的范围。对不需提交政府常务会议研究的议题，要说明理由和原因。二是审核议题是否经分管副旗长批示同意。对未经批示的议题，要提出逐级呈批的意见。三是审核议题内容是否需要协调。涉及几个部门的问题，主办单位是否征求了有关部门的意见，是否取得一致意见；有关部门的书面意见是否有该部门盖章或负责同志签字；对确需协调或协调后意见仍不一致的议题，要指出需要协调的问题或存在的分歧意见，并提出具体的协调建议。

　　四、会议议题的协调与审批

　　㈠议题的协调。议题协调工作一般由议题提出部门负责，或经分管领导批示后，将议题分发给有关部门征求意见。必要时，可提请办公室副主任、主任或副旗长协调。对协调的最终结果，要呈报分管副旗长审示，并签注是否同意上会的意见。在议题协调过程中，要注意以下事宜：1.涉及到项目或资金问题，要由发改、财政、金融及业务主管部门提出可行意见。2.属于机构编制及部门之间在职能权属上存在分歧或争议的问题，应征求编办及其它有关部门意见，并提出解决问题的建议及依据。3.属于提出新的政策方面的问题，要在充分调研论证和征求各有关部门意见的基础上，提出具体建议及依据。4.属于制定规范性文件方面的问题，要经政府法制办审查、把关，并提出审查意见。5.经协调仍达不成一致意见时，应说明情况，提请有关副旗长审示。

　　㈡议题的审批。对具备上会条件的议题，呈送政府办公室主任审核后，报请旗长批准。对不成熟的议题，一般不予报批、列会。

　　五、会议材料的准备与把关

　　为切实提高政府常务会议的议事效率，努力做到“定事而不议事”，要对经审核批准的会议议题，认真做好材料准备，并严格把关。

　　㈠材料准备。凡批准列入常务会议的议题，原则上都要有书面材料。1.议题确定后，办会人员立即通知有关单位准备会议材料。会议材料须主题突出，言简意赅，并要明确指出需研究解决的问题和解决问题的措施或建议。2.凡超过3000字的文字材料，主办部门一般还应另行准备内容概要，附在原材料之前，一并提交会议。3.凡经批准列会讨论的规范性文件，应先将文件提交政府法制办审核。

　　㈡材料把关。凡部门准备的常务会议材料，先由旗人民政府办公室副主任审核把关，再呈送办公室主任审核同意后，方可作为会议材料印发。属于规范性文件，由政府法制办审查把关后，呈办公室主任审定。

　　㈢汇报。政府常务会议一般由分管副旗长汇报。有关部门参加，也可由部门负责人汇报。

　　六、会前准备与会内服务

　　㈠会前准备工作。经批准列会讨论的议题，要认真做好以下准备工作：1.提前通知工勤人员准备好会议室。通知议题涉及的有关部门列席会议，由议题汇报单位根据与会人数印制议题材料。2.通知汇报单位及其它有关部门做好发言准备，限定发言时间，做到言简意赅。3.对经批准上会的议题，按照轻重缓急原则，及时列出议题清单，并预先测算每个议题所需的研究时间。要根据议题的数量和缓急程度，充分考虑政府领导的活动安排情况，及时提出召开会议的建议，并协助领导安排好会议议程，尽量减少陪会现象。4.预发会议通知。会议通知一般以电话的形式告知，说明会议名称、时间、地点、主要内容和参会人员，必要时应排出各部门参加会议的时间表，一般应在会议召开前1天通知。5.临时列席会议的部门应要求其主要负责同志或参与议题协调的负责同志参加，避免因情况不明而影响议事效率。6.要将具体的会议议程及参加会议单位名单张贴在会场内外。

　　㈡会内服务工作。在会议召开过程中，会务工作人员要做好以下工作：1.在会议召开前一小时到达会场，摆放台签，检查扩音、录音等设备状况，并做好相关准备工作。2.做好与会人员签到工作。3.清点到会人员，向会议主持人报告到会情况。4.分发或补发会议材料。5.负责维护会场秩序，应明确要求与会人员将通讯工具设为震动或关机，不得承办领导及与会人员临时交办的事项。必要时，派专人负责会场内外的联络，严禁其他人员随意出入会场。6.将会议全套材料收集齐全，以备存档。

　　七、会议记录的整理与会议纪要的印发

　　每次政府常务会议后，会务工作人员要认真整理会议记录，会议记录一般要忠实于原话，条理清晰，做到准确、真实、完整。对会议议程以外的其他议定事项，也要认真记录，不得遗漏。会议记录整理完毕后，记录人员应签署姓名，并经政府办公室副主任签署意见后存档。录音资料要作为电子文件存档。每次政府常务会议原则上都应出会议纪要，会议纪要一般要在会议后一周内发出。会议纪要须完整、准确、简明的反应会议的主要内容和议定事项，明确议定事项的承办单位和有关要求，涉及到专业性较强的问题，纪要初稿要送有关部门会签。会议纪要经参加会议的办公室副主任、主任审核后，报请副旗长、旗长审签。经领导签发后的会议纪要，要认真清稿，及时印发。

　　八、会议议定事项落实情况的督查与反馈

　　对政府常务会议议定的一般性事项，与会人员要及时了解落实情况，向与会领导反馈结果；重大事项要通知督查室专项督查并反馈结果。

　　九、会议材料的立卷与归档

　　每次会议后，会务工作人员要将会议材料，包括批办单、会议通知、签到单、汇报和说明材料、会议纪要原稿及打印件、有关批示件、录音资料等一并收集齐全，及时移交机要室立卷、归档。